Frais de véhicule et contrôle fiscal : comment vous auto-dénoncer via votre logiciel de comptabilité ?

En matière de frais de véhicule, j’attire tous les ans votre attention sur la nécessité absolue de respecter le formalisme comptable issu des nouvelles normes du contrôle fiscal applicables à compter du 01/01/2013* si vous tenez votre comptabilité sur informatique. Voici un exemple : le 3 juillet 2023, contrairement à vos habitudes, vous avez réglé par inadvertance un plein de carburant avec votre carte bleue professionnelle pour votre véhicule utilisé en professionnel. D’ordinaire vous utilisez un mode de paiement privé puisqu’au moment de votre déclaration de revenus, au printemps suivant, vous avez d’ores et déjà décidé de comptabiliser tous vos frais de véhicules professionnels de manière forfaitaire en utilisant le barème IK.

Et comme cette « dépense » figure en clair sur le relevé bancaire de votre compte courant professionnel, vous prenez la précaution de la neutraliser par la saisie d’une écriture comptable correspondante dans votre logiciel informatique afin que vos « comptes tombent juste » (sic). Selon votre niveau de connaissance en comptabilité et en gestion, vous inscrirez sans doute soit une véritable dépense professionnelle, soit « retrait de l’exploitant » (= prélèvement au bénéfice privé du praticien).

Dans le premier cas - Si vous vous faites vérifier, le contrôleur fiscal identifiera rapidement la nature première de cette saisie comptable neutralisée : une authentique dépense de carburant. Comment ? En lisant tout simplement, en automatique, votre FEC, fichier des écritures comptables ou en cas de contrôle plus pointu, le contrôleur vous demandera une balance de trésorerie informatique exacte au centime près. Et l’ayant identifiée, il remettra en cause la totalité de vos déductions forfaitaires via le barème IK pour vos frais de voiture. Car la règle fiscale et comptable est formelle dans ce cas de figure : « aucune écriture comptable de frais réellement supportés, mais déjà pris en compte par le barème, ne doit figurer au livre-journal qui doit être rempli au jour le jour sans ratures ni surcharges ». La conséquence de cette règle est implacable : « l’inscription de frais réels durant l’année vaut renonciation à l’option du barème kilométrique" (décision du Conseil d’Etat du 28/07/2000). Enfin, comme dans la majorité des cas vous n’aurez conservé aucun justificatif comptable (factures de carburant, factures d’entretien, etc.) de vos frais réels de véhicule professionnel durant tout cet exercice fiscal promis au choix du barème kilométrique, vous ne pourrez pas contrer le redressement fiscal portant hélas sur l’ensemble de vos frais de véhicules.

 Dans le second cas - Vous aurez inscrit en comptabilité professionnelle ce plein de carburant sous forme d’un « retrait de l’exploitant » après avoir corrigé votre écriture comptable erronée du 3 juillet. Toujours dans l’hypothèse d’un  contrôle de votre comptabilité informatisée, le contrôleur détectera malheureusement encore plus rapidement cette écriture corrigée grâce à la boîte noire de votre logiciel (= votre FEC) ! Et redressera comme au paragraphe précédent.

Qu’en penser ? Selon une jurisprudence de 1996 (CAA Nantes n° 93-1237), il n’existe qu’une seule manière rigoureuse de saisir votre écriture comptable du 3 juillet afin d’échapper au redressement : votre écriture comptable relative au plein de carburant doit être réalisée comme un strict prélèvement personnel ET de surcroît dans le seul compte approprié de votre logiciel comptable : à savoir, depuis le 01/01/2013, un compte n° 108. A défaut du respect strict de ces conditions techniques, votre contrôleur vous redressera comme aux paragraphes précédents. Et il le fera d’autant plus facilement si, comme nombre de nos lecteurs, vous recopiez votre relevé de compte bancaire professionnel mensuel pour enregistrer vos écritures comptables sans prendre soin de respecter le formalisme comptable ad hoc. Recopiant votre relevé bancaire, vous inscrirez sans nul doute un libellé identique à celui du relevé, soit ici pour l’exemple « station Carburant Carrefour du 03/07 »…, voire toute mention relative à un carburant. Et pour les utilisateurs d’un logiciel en ligne de type Indy ou quantité d’autres, c’est le logiciel qui « commettra l’erreur sans que vous ne vous en doutiez »… car lui ne commet aucune erreur : il se contente de transcrire fidèlement vos erreurs initiales en comptabilité.

Conclusion : n’aurais-je pas dû initier ce Conseil par un « si vous tenez votre comptabilité sur logiciel informatique agréé par le fisc, changez immédiatement vos habitudes ! » ?

(*) Voir pour cet important dossier détaillé notre Lettre Ref. D903